A implementação de Repositórios Digitais Confiáveis Arquivísticos (RDC-Arq) em municípios é um passo crucial para a transformação digital e a preservação de documentos públicos.
A maturidade digital é um fator importante para a implementação do Repositório Digital Confiável Arquivístico (RDC-Arq) em municípios. A maturidade digital envolve não apenas a adoção de tecnologias, mas também a capacidade de usar essas tecnologias para transformar e melhorar os processos, aumentar a eficiência e melhorar o serviço ao cidadão.
A implementação do RDC-Arq requer uma infraestrutura de TI robusta, incluindo hardware, software e metadados, bem como uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos1. Além disso, é necessário ter pessoal com conhecimento e habilidades técnicas para gerenciar o repositório e garantir sua segurança e confiabilidade.
Portanto, a maturidade digital é essencial para garantir que o município tenha a infraestrutura, as habilidades e a capacidade organizacional necessárias para implementar e gerenciar efetivamente o RDC-Arq.
O RDC-Arq é uma plataforma robusta projetada para a gestão segura e confiável de documentos digitais. Ele oferece uma solução completa para a preservação de informações digitais ao longo do tempo, garantindo a integridade, autenticidade e acessibilidade dos arquivos1.
A Resolução do Conselho Nacional de Arquivos n. 51/2023 orienta os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar) quanto à indicação de parâmetros e requisitos para repositórios arquivísticos digitais confiáveis.
No entanto, como você mencionou, muitos municípios brasileiros ainda não contam com esses arquivos públicos. Portanto, sua contribuição pode ser muito valiosa para ajudar esses municípios a implementar o RDC-Arq e cumprir as obrigações legais.
A implementação de um Repositório Digital Confiável Arquivístico (RDC-Arq) em uma prefeitura envolve várias etapas. Aqui estão algumas diretrizes para ajudar nesse processo:
Definição do escopo: Identifique os tipos de documentos que serão incluídos no repositório. Isso pode incluir documentos administrativos, registros históricos, documentos legais, entre outros.
Infraestrutura: O RDC-Arq é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os materiais digitais, preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário.
Estrutura organizacional: É necessário dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade.
Sustentabilidade econômica e transparência administrativa: Demonstre sustentabilidade econômica e transparência administrativa.
Padrões e normas: Projete seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no sentido de assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados.
Metodologias de avaliação: Estabeleça metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de confiabilidade esperadas pela comunidade.
Políticas, práticas e desempenho auditáveis e mensuráveis: Disponha de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis.
Responsabilidades organizacionais e de curadoria dos repositórios: Observe os fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria dos repositórios.
Preservação de longo prazo: Na medida em que os formatos de arquivo ficam na iminência ou tornam-se obsoletos, o RDC-Arq realiza conversões e migrações para novos formatos seguindo a política de preservação definida para a instituição, de modo a garantir que o acesso aos documentos se mantenha ao longo do tempo.
Os principais benefícios dos Repositórios Digitais Confiáveis Arquivísticos (RDC-Arq) incluem
Preservação de Documentos a Longo Prazo: O RDC-Arq é projetado para garantir a preservação de documentos digitais por longos períodos, muitas vezes décadas ou séculos, garantindo que as informações permaneçam acessíveis e legíveis.
Integridade dos Documentos: Ele utiliza métodos de autenticação e verificação de integridade para garantir que os documentos não tenham sido adulterados ou corrompidos ao longo do tempo.
Acesso Controlado: Permite a definição de políticas de acesso controlado, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos armazenados.
Segurança Avançada: Oferece um ambiente seguro e protegido para armazenar documentos digitais, protegendo contra ameaças como hacking, malware e acesso não autorizado.
Recuperação Eficiente de Documentos: Graças aos recursos de indexação avançada e pesquisa, é mais fácil encontrar e recuperar documentos quando necessário, economizando tempo e esforço.
Conformidade Legal: Ajuda as organizações a cumprir requisitos legais e regulatórios relacionados à retenção e preservação de documentos.
Redução de Riscos: Minimiza o risco de perda de informações críticas devido a falhas de hardware, desastres naturais ou erros humanos.
Gestão de Ciclo de Vida: Permite a definição de políticas para o gerenciamento do ciclo de vida dos documentos, incluindo a eliminação segura quando necessário.
Auditoria e Responsabilização: Registra todas as ações realizadas no sistema, criando trilhas de auditoria para garantir a transparência e responsabilização.